Cuando escribimos un correo electrónico en el entorno laboral, debemos intentar que sea lo más profesional posible. Por ello, hoy os damos algunos consejos para escribir los emails de una forma profesional.
Empezamos por el principio. Lo primero es escribir un asunto claro. Cientos de mensajes se almacenan en nuestra bandeja de entrada, llegando incluso a obstruirla. Por esta misma razón, cuanto más claro sea el asunto, más posibilidades tendremos de que lo identifiquen y lean más rápido.
Otro aspecto importante es no olvidar la firma. Los correos electrónicos deben tener una firma que le diga al destinatario quiénes somos y cómo pueden contactar con nosotros. Para que esto te sea mucho más sencillo, podemos configurarlo en nuestro gestor de correo y el mismo sistema colocará la firma automáticamente al final de cada correo. También debemos incluir toda la información de contacto para facilitarle al destinatario todos nuestros datos.
El tercer consejo es usar un saludo adecuado a cada destinatario y el tipo de relación profesional que nos une. Así mismo, con un nuevo cliente o proveedor podemos utilizar un saludo más formal, y con otros contactos con los que tengamos más confianza, podemos utilizar saludos más informales. Además, utilizaremos siempre el nombre de la persona a la que nos estamos dirigiendo.
La siguiente recomendación es limitar al máximo el humor y las ironías en los emails. Lo que en nuestra cabeza suena gracioso o ingenioso, leído por otra persona puede interpretarse mal y parecer maleducado o generar confusión. Recuerda que tu destinatario no puede oír nuestro tono de voz ni ver las expresiones faciales.
Un punto clave a la hora de enviar un correo es no cometer faltas de ortografía. Estas pueden hacerte ver como alguien descuidado y poco riguroso. Antes de enviar cualquier cosa, revisaremos el mensaje y comprobaremos que no tenga ningún error en general.
Otro consejo es no asumir que el destinatario sabe sobre lo qué estamos hablando. Le facilitaremos en la medida de lo posible toda la información. El hecho de que la persona a la que le enviamos el mensaje tenga que volver atrás para repasar el contenido puede causarle frustración y tiempo.
Otra recomendación es responder todos los correos para hacer saber que hemos recibido el mensaje. Emplearemos unos minutos para responder y hacer saber a los destinatarios que han empleado tiempo en escribirnos, que nos ha llegado su correo electrónico.
Y el último consejo es pensar bien el contenido de nuestro email antes de ponernos a redactarlo. Nunca debemos enviar un correo electrónico de mal humor y debemos evitar dar respuestas apresuradas. Dedicaremos tiempo a los mensajes antes de enviarlos y si para ello tenemos que responder más tarde, lo haremos.
Esperamos que estos trucos te sirvan para cuando tengas que enviar correos en tu trabajo.
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